Persondatapolitik

Dataansvarlig:

Vi behandler dine persondata, og du kan her se vores persondatapolitik, der informerer dig om, hvordan vi behandler dine data. Dansk Tolkebureau er dataansvarlig, og vi er derfor forpligtet til at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Dansk Tolkebureau ApS
Olaf Ryes Gade 7K, 2. tv
6000 Kolding
Telefon: +45 73 70 60 90
E-mail: info@dansktolkebureau.dk

Behandling af persondata:

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Besøg på hjemmeside:

Når du besøger vores hjemmeside, bliver der ikke indsamlet og behandlet data om dit besøg, da vores hjemmeside ikke anvender cookies.

Oplysninger om ansøgere:

Når du ansøger om en stilling hos Dansk Tolkebureau, indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder:

Dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privatadresse, telefonnummer og
e-mailadresse
Tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV.
Alder, evt. lønramme.
Oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig.

Vi opbevarer og behandler kun dine personoplysninger så længe det er nødvendingt, og kun hvis ansøgningen fører til ansættelse, ellers vil dine oplysninger umiddelbart efter denne afklaring blive slettet.

Hvis du sender din ansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

CPR-nummer:

Når du er ansat eller tilknyttet hos Dansk Tolkebureau, indsamler og behandler vi dit CPR-nr. i vores lønsystem i forbindelse med lønkørsel samt ved evt. indberetning for sygedagpenge. Vi behandler desuden oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra c.

Oplysninger om straffeattester:

Når du ansættes eller tilknyttes hos os, er det et krav, at vi får tilladelse til at se din straffeattest. Attesterne gemmes ikke, men vi vil hvert år anmode om at se en ny attest, der højst er 7 dage gammel.

Oplysninger om medarbejdere:

Når du er ansat eller tilknyttet hos Dansk Tolkebureau, indsamler og behandler vi, udover ovenstående, følgende typer af personoplysninger om dig:

Løn, bankkonto og skatteoplysninger og evt. pensionsforhold.
Oplysninger om ferie, sygdom og andet fravær.
Oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Videregivelse af personoplysninger:

Når du er ansat eller tilknyttet hos Dansk Tolkebureau, vil det i forbindelse med udførelse af en bestemt opgave være nødvendigt at videregive visse oplysninger om dig til vores kunder (tredjepart).

Vi videregiver ikke dine personoplysninger uden dit samtykke. I forbindelse med din ansættelse hos os, indhenter vi derfor et skriftligt samtykke fra dig.

Følgende personoplysninger videregives:

Navn
Telefonnummer
Sprog du tolker og evt. øvrige kvalifikationer du er registreret med i vores bookingsystem.

Oplysningerne deles kun med den eller de kunder hvor du som medarbejder er booket til en bestemt opgave hos. Oplysninger deles kun i den periode det er relevant for udførelsen af den pågældende opgave.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Kommunikation med potentielle kunder og ansøgere:

Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

Kontaktformular
Email
Telefon

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig f.eks svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer.

Vi sletter vores kommunikation med dig når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Kunder:

Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.

Når ydelsen er leveret og eventuelle udestående er afsluttede, så vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Bogføring:

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra c.

Databehandlere:

Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.

Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Formål og retsgrundlag:

Vores databehandlinger har følgende formål:

Administration af kunder og personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser, samt samarbejdskontrakter.
Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre centralt fastsatte regler samt overenskomster og aftaler, der indgås mellem arbejdsmarkedets parter samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår.

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata:

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger f.eks ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de nødvendige persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse. Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.
Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes. Vi videregiver ikke dine persondata uden dit samtykke.
Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, f.eks som led i indberetning til en myndighed.

Sikkerhed:

Vi beskytter dine persondata og vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Dine rettigheder:

Du har ret til at få adgang til dine persondata. Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.
Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden. Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet. Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få oplysningerne rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvor unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder f.eks, hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Ret til indsigelse mod vores behandling af dine persondata:

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst på siden til at sende en indsigelse til os. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Klageret:

Du har til enhver tid ret til at indgive en klage direkte til Dansk Tolkebureau ApS. Din klage kan indgives på mail til info@dansktolkebureau.dk (se også kontaktoplysninger øverst på siden). Du kan også klage til den lokale tilsynsmyndighed over vores behandling af dine personoplysninger.